Detrás de escena de un proyecto gigante de traducción a 22 idiomas. Una mirada retrospectiva a la licitación de la Asociación Nacional de Seguros de Salud (Parte 1)
【El primer obstáculo】 El desafío de "22 idiomas en simultáneo" y el complejo "lenguaje burocrático"
Moderador: Tras haber ganado la licitación de la Asociación Nacional de Seguros de Salud en otoño de 2025, hoy compartiremos el camino recorrido hasta completar el trabajo y los detalles desconocidos detrás de este proyecto en formato de mesa redonda con los miembros involucrados. Para empezar, ¿de qué se trataba este proyecto?
Coordinador F: Se trata de la traducción de formularios de solicitud y guías de seguros de salud para extranjeros que trabajan en Japón. El número de idiomas fue, nada menos que, "22 en total". Fue un proyecto en el que todos debían avanzar simultáneamente.
Moderador: 22 idiomas es un despliegue multilingüe bastante amplio. Anteriormente, cuando recibimos un pedido de una empresa que cotiza en bolsa para traducir un manual de empleados a 22 idiomas, también resultó ser un proyecto de gran envergadura.
Coordinador F: Así es. Como esta era la primera iniciativa de multilingüismo para la Asociación de Seguros de Salud, sentíamos la presión de que no podíamos fallar bajo ninguna circunstancia. Comenzamos con la traducción de 6 tipos de formularios de solicitud y 6 tipos de documentos relacionados con el embarazo, el parto y la solicitud de la tarjeta My Number.
Coordinador W: Son documentos explicativos muy importantes para los afiliados, como el subsidio por maternidad o el subsidio por enfermedad. Sin embargo, el primer gran obstáculo fue el "japonés original". Al ser un lenguaje burocrático extremadamente rígido, existía el problema de que, si se traducía literalmente, resultaría aún más difícil de entender para los extranjeros que no dominan el japonés.
Coordinador K: Los textos burocráticos son tales que, incluso para nosotros, hablantes nativos de japonés, a veces nos hacen pensar por un momento: "...eh, ¿qué significa esto exactamente?"
[El esfuerzo tras bambalinas] ¡Incluso rehacer archivos PDF desde cero...! La batalla contra el diseño
Coordinador W: Exacto. Por eso, los traductores también nos enviaron bastantes preguntas. Por ejemplo, hubo casos en los que el significado de una misma palabra cambiaba según el contexto, o situaciones en las que el sistema japonés de seguro médico no era necesariamente igual en otros países, por lo que tuvimos que proporcionar explicaciones adicionales a los traductores para que pudieran realizar la traducción. Además, como la longitud de los textos varía considerablemente según el idioma, también fue difícil ajustar el diseño para que no se desconfigurara.
Coordinador K: Una frase corta en japonés puede llegar a duplicar su longitud en otros idiomas. Especialmente en alemán, las palabras casi se salen del recuadro, mientras que en chino, por el contrario, queda mucho espacio vacío. Saber cómo afrontar esas características y diferencias propias de cada idioma fue donde realmente pudimos demostrar nuestra destreza.
Moderador: ¿Podría decirse que uno de los puntos más difíciles al inicio del trabajo de traducción fue ese ajuste según el idioma?
Coordinador K: En realidad, en la fase previa al inicio de la traducción, el coordinador W ajustó los datos de forma magistral, casi como si fuera un diseñador. Creó archivos que permitían reproducir fielmente el diseño original incluso al descargarlos desde la herramienta de traducción asistida. Eso fue de gran ayuda.
Moderador: ¡Así que antes de empezar la traducción ya se había realizado un trabajo casi artesanal! ¿En qué consiste exactamente ese trabajo?
Coordinador W: En el caso de archivos editables, no requiere tanto esfuerzo, pero como los PDF no se pueden editar directamente, fue necesario realizar un preprocesamiento para facilitar el trabajo. Convertimos los archivos PDF a PowerPoint y, en los casos en que el diseño se desconfiguraba, tuvimos que crearlos prácticamente desde cero. Realizamos el preprocesamiento revisando minuciosamente que todo el texto estuviera reflejado, teniendo cuidado de que no faltara ninguna parte por traducir. Dedicamos una cantidad considerable de esfuerzo y tiempo en esta etapa antes de comenzar con la traducción propiamente dicha.
[Demostración de fortalezas] ¡Los nativos de la empresa como puente! Capacidad de respuesta ante idiomas poco comunes
Coordinador K: Un desafío aún mayor fue que, entre los 22 idiomas, se incluían "idiomas poco comunes" que no solemos recibir con frecuencia, como el nepalí o el birmano. En cualquier caso, la prioridad urgente era encontrar traductores de confianza.
Moderador: Tratándose de idiomas poco comunes, parece que solo encontrar al personal adecuado ya llevaría tiempo.
Coordinador K: Con el tiempo en contra, investigamos a los traductores, verificamos sus antecedentes y realizamos pruebas de aptitud de emergencia para decidir con rapidez si podíamos realizar el encargo. Además, para garantizar la calidad, fue necesario establecer un sistema en los 22 idiomas que contara con un "corrector totalmente independiente del traductor" para cada uno.
Coordinador W: Eso no fue lo único que nos costó. Entre los traductores de idiomas poco comunes, algunos tenían dificultades para comunicarse con precisión sobre los matices del japonés. Ahí fue donde nuestros empleados nativos de inglés dentro de la empresa desempeñaron un papel fundamental.
Moderador: Así que aquí es donde los empleados nativos de la empresa entran en acción.
Coordinador K: Incluso en idiomas que no podíamos verificar directamente solo con los caracteres japoneses, como el cingalés o el urdu, nuestros nativos de inglés en la empresa actuaron como intermediarios, acercándose directamente a los traductores para explicarles: "En inglés, esta expresión significa este matiz". Gracias a ello, los traductores pudieron devolvernos traducciones que captaban la intención. Me di cuenta de nuevo de que el entorno de contar con numerosos empleados nativos de inglés, chino y coreano en la empresa es una gran fortaleza exclusiva de Kodensha.
Moderador: El trabajo en equipo como organización salvó esa difícil situación. Esto parece algo que podremos destacar como una gran fortaleza en futuras actividades comerciales. Sin embargo, aunque superaron la contratación de traductores y el preprocesamiento, el verdadero momento crítico esperaba justo antes de la entrega...
Hatebu
